28-06-2024
Nye regler for registrering af brugere af køretøjer
Denne nyhed henvender sig særligt til leasingselskaber og virksomheder, som stiller køretøjer til rådighed for deres ansatte.
Præcisering af brugerbegrebet
En bruger af et køretøj betegnes som en fysisk eller juridisk person, der er forskellig fra køretøjets registrerede ejer, og som har ret til at bruge køretøjet i 30 dage eller mere.
Der sker ingen ændringer af denne betegnelse, men det bliver præciseret, at der ved brug forstås den fysiske eller juridiske råderet over køretøjet.
Den, der har fysisk råderet over køretøjet, er den fysiske eller juridiske person, som har brugsretten til køretøjet.
Den, der har juridisk råderet over køretøjet, er den fysiske eller juridiske person, som fx kan bestemme, hvem et køretøj skal udlejes til, eller hvem et køretøj skal stilles til rådighed for.
Se registreringsbekendtgørelsens § 1, stk. 3, § 5, stk. 2 og 3, og § 42.
Hvem skal registreres som brugere (primær og sekundær)?
Som udgangspunkt skal enhver, der har fysisk eller juridisk råderet over et køretøj, registreres som bruger.
Hovedreglen er, at den, der har den fulde eller overvejende fysiske råderet over køretøjet, skal registreres som primær bruger, og at øvrige brugere registreres som sekundære brugere.
Det vil sige, at i fx et subleasing-arrangement skal subleasingtager registreres som primær bruger, og subleasinggiver skal registreres som sekundær bruger. Det samme gælder ved fx videreudlejning eller udlån i mere end 30 dage.
For virksomheder, der stiller køretøjer til rådighed for deres ansatte, gælder der dog særlige regler. I dette tilfælde skal virksomheden registreres som primær bruger, og hvis køretøjet er forbeholdt en ansat, registreres denne som sekundær bruger. Den ansatte skal også registreres som sekundær bruger, selvom denne kun kan råde over køretøjet erhvervsmæssigt. Hvis køretøjet ikke er forbeholdt en ansat, kan virksomheden undlade at registrere sekundære brugere. Hvis virksomheden selv ejer køretøjet, skal denne både registreres som primær ejer og primær bruger af køretøjet.
Eksempler
- En håndværker får stillet en montørbil til rådighed af sin arbejdsgiver, og bilen bruges kun af medarbejderen. Virksomheden registreres som primær bruger og medarbejderen som sekundær bruger. Det gælder uanset, om medarbejderen skal beskattes af fri bil eller ej.
- Et leasingselskab leaser et køretøj til en forhandler, som subleaser det til en virksomhed, der stiller køretøjet til rådighed for en ansat. I dette tilfælde skal leasingselskabet registreres som ejer, forhandleren som sekundær bruger, virksomheden som primær bruger, og hvis køretøjet er forbeholdt den ansatte, skal den ansatte også registreres som sekundær bruger.
For køretøjer, som én person i en husstand har rådighed over, fx via leasing, skal det vurderes individuelt, om husstandens evt. øvrige medlemmer skal registreres som brugere. Det afhænger af, om deres rådighed over køretøjet har en fast og varig karakter, eller om der kun er tale om lejlighedsvist lån. Som tommelfingerregel vil der ikke være tale om rådighed af fast karakter, hvis man skal spørge, før man bruger køretøjet.
Det afhænger således altid af en konkret vurdering, men der vil ikke være krav om, at man skal registreres som bruger, hvis man kun har mulighed for lejlighedsvis brug af køretøjet, og brugen ikke overstiger 30 dage. Man skal registreres som bruger, hvis man fast bruger køretøjet i en periode på mere end 30 dage. Ved 30 dage forstås 30 sammenhængende dage.
Hvem skal sikre, at de rigtige brugere er registreret?
Køretøjets ejer har pligt til at sikre, at fysiske eller juridiske personer med fysisk eller juridisk råderet over køretøjet registreres som brugere af køretøjet i Motorregistret.
Det kan straffes med bøde, hvis køretøjets ejere ikke sikrer, at samtlige brugere registreres. Det er derfor vigtigt, at ejeren sikrer sig, at denne får oplysninger fra fx en leasingtager, hvis køretøjet subleases eller udlånes i længere tid.
Fuldmagt er nødvendig
Det kræver fuldmagt at registrere en bruger af et køretøj i Motorregistret. Den, der skal registreres som bruger, kan logge på Motorregistret og oprette en fuldmagt, hvorefter ejeren selv kan tilknytte vedkommende som bruger af køretøjet.
Dette gælder dog ikke for leasingkøretøjer. Leasingselskaber kan selv registrere en sekundær bruger i Motorregistret ved debitorskifte, hvis de er selvangivere. Leasingselskaber skal sikre, at brugeren har givet fuldmagt til dette, evt. i form af en underskrevet leasing- eller subleasingaftale.
En bruger kan også registreres, hvis ejeren møder op i en motorekspedition eller hos en nummerpladeoperatør. Det forudsætter, at brugeren er fysisk til stede, eller at der er medbragt en fuldmagt til, at den pågældende person kan registreres som bruger.
En ansættelseskontrakt eller lignende dokument, der dokumenterer, at der er indgået en aftale om, at køretøjet er stillet til rådighed for en ansat, kan udgøre en fuldmagt til, at den ansatte kan registreres som bruger.
En subleasingaftale mellem subleasinggiver og subleasingtager vil kunne udgøre tilstrækkelig dokumentation til, at subleasingtager kan registreres som primær bruger.
Gebyrfri periode og proces for ændring
Tilføjelse, ændring og sletning af brugere koster som udgangspunkt et gebyr.
Hvis der er behov for at ændre registrerede brugere af et køretøj som direkte følge af de nye regler, kan dette ske gebyrfrit i perioden fra 1. juli 2024 til og med 31. december 2024. Det fremgår af køretøjsregistreringslovens § 11, stk. 3.
Gebyrfri ændring kan kun ske ved at følge denne proces:
1. Hent denne Excel-fil,og udfyld listen med stelnummer og hvilke brugeroplysninger der skal ændres
2. Gå til denne formular og log ind med MitID
3. Udfyld formularen - husk at vedhæfte Excel-filen
4. Vedhæft fuldmagt fra bruger
5. Indsend ved at trykke på Send.
Anmodninger skal være sendt til Motorstyrelsen senest den 31. december 2024, for at ændringerne kan ske gebyrfrit. Motorstyrelsen vil behandle ansøgningerne løbende.
Hvem hæfter for periodiske afgifter?
Samtlige ejere og brugere af et køretøj hæfter solidarisk for de periodiske afgifter af køretøjet. Den registrerede primære bruger opkræves efter fast administrativ praksis først. Hvis den primære bruger ikke betaler, opkræves beløbet efterfølgende hos ejere og evt. øvrige brugere af køretøjet.
Særligt om køretøjer på forholdsmæssig afgift
For køretøjer, hvor der senest 30. september 2024 betales forholdsmæssig afgift, gælder ovenstående nye regler om registrering af brugere først fra og med den første afgiftsperiode, der påbegyndes 1. oktober 2024 eller senere. Er der ikke 1. oktober 2024 eller senere påbegyndt en ny afgiftsperiode, gælder de hidtil gældende regler.
Hvis der laves en forlængelse af leasingperioden, er der tale om en ny afgiftsperiode. Det vil sige, at de nye regler gælder fra forlængelsestidspunktet.
Det er Motorstyrelsens opfattelse, at ændringerne af reglerne om registrering af brugere som udgangspunkt ikke vil medføre behov for ændringer af leasingvirksomhedernes allerede godkendte standardaftaler, idet ændringerne vil kunne gennemføres uden fornyet godkendelse, se registreringsafgiftslovens § 3 b, stk. 8, nr. 5.
Motorstyrelsen forudsætter, at der primært vil være tale om vilkår om oplysningspligt og lignende. Det er dog altid leasingvirksomheden, der har ansvaret for at vurdere, om fornyet godkendelse er nødvendig.
Det er kun leasingkøretøjer, hvor der betales forholdsmæssig afgift, der er omfattet af denne overgangsordning. Det vil sige, at for leasingkøretøjer på fuld afgift, gælder de nye regler fra og med 1. juli 2024.